在工程項(xiàng)目管理中如何通過軟件來管理項(xiàng)目借款(項(xiàng)目備用金)
1． 借款人創(chuàng)建【員工請(qǐng)款單】。
2． 根據(jù)【員工請(qǐng)款單】所選擇的審核流程，由各級(jí)進(jìn)行請(qǐng)款審核。
3． 財(cái)務(wù)執(zhí)行已經(jīng)審核通過的【員工請(qǐng)款單】，生成【員工借款單】。
這時(shí)的【員工請(qǐng)款單】較為簡單，只提供了備注、與附件功能，給審核該單據(jù)的管理人員造成了一定的難度。為了解決這一問題軟件改進(jìn)了【員工請(qǐng)款單】給請(qǐng)款單中增加了三個(gè)來源：【資金計(jì)劃單】、【采購計(jì)劃單】、【簽呈】，以方便在員工請(qǐng)款審核中，查看請(qǐng)款理由是否合理。其中【采購計(jì)劃單】和【簽呈】是軟件中一直存在的模塊，直接關(guān)聯(lián)的計(jì)劃單號(hào)和簽呈單ID。
新增加的【資金計(jì)劃單】是項(xiàng)目管理人員給財(cái)務(wù)人員提供的當(dāng)月資金付款計(jì)劃。同時(shí)也是【員工請(qǐng)款單】前置模塊，為審核【員工請(qǐng)款單】，提供了一個(gè)重要的依據(jù)。
【資金計(jì)劃單】在菜單【二次開發(fā)】-【資金計(jì)劃設(shè)置】中，主要包括了【新建】資金計(jì)劃單和資金計(jì)劃單的【統(tǒng)計(jì)】功能。
【新建】功能，是根據(jù)項(xiàng)目、月份和資金預(yù)算及預(yù)算對(duì)應(yīng)的成本來創(chuàng)建資金計(jì)劃的內(nèi)容，其中預(yù)算科目名稱可以重復(fù)，可以對(duì)應(yīng)不同的成本名稱。
例如下圖所示：預(yù)算分類為設(shè)備，明細(xì)科目為凈化設(shè)備，對(duì)應(yīng)的名稱可以為高效過濾器、移動(dòng)式消毒車、烘手器等。
除了添加之外我們還可以根據(jù)excel電子表格進(jìn)行導(dǎo)入。導(dǎo)入方法與其他模塊相同，通過行和列進(jìn)行定位，把excel電子表格中的數(shù)據(jù)一次性導(dǎo)入。
【資金計(jì)劃單】創(chuàng)建完成后，可以在員工請(qǐng)款時(shí)進(jìn)行調(diào)用。如下圖所示：首先選擇好備用金所屬項(xiàng)目，再選則相關(guān)單據(jù)類型，其中有3個(gè)選項(xiàng)：采購計(jì)劃單、資金計(jì)劃單、簽呈，我們選擇使用資金計(jì)劃單，然后選擇好單據(jù)ID,在下面的窗口中選擇添加內(nèi)容，內(nèi)容是從所選單據(jù)中調(diào)用的如下圖：
我們選擇其中兩項(xiàng)，高效過濾器和移動(dòng)式消毒車，其中高效過濾器預(yù)算金額為20000元、移動(dòng)式消毒車預(yù)算費(fèi)用為50000元，當(dāng)我們的請(qǐng)款金額小于預(yù)算金額時(shí)候，顯示為正常的白色。
當(dāng)請(qǐng)款金額+本期已請(qǐng)款金額大于本期預(yù)算時(shí)，是以粉紅色來顯示的單據(jù)，超出本期預(yù)算。
在請(qǐng)款過程中， 如果出現(xiàn)預(yù)算以為的請(qǐng)款，如：運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等，可以利用補(bǔ)充按鈕來進(jìn)行補(bǔ)充。
因?yàn)槭穷A(yù)算外的科目,所以明細(xì)會(huì)以綠色顯示來加以區(qū)分。
請(qǐng)款審核完成后，接下來是財(cái)務(wù)人員把錢支付給請(qǐng)款人然后執(zhí)行【員工請(qǐng)款單】生成【員工借款單】。下圖所示：生成【員工借款單】后在員工借款單統(tǒng)計(jì)中可以看到，目前借款人趙大，項(xiàng)目備用金借款為8500元。
請(qǐng)款人去辦理相關(guān)業(yè)務(wù)之后（如：采購相應(yīng)設(shè)備、支付相關(guān)運(yùn)費(fèi)等），是針對(duì)借款做報(bào)銷，首要根據(jù)業(yè)務(wù)類型，創(chuàng)建好相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)（采購設(shè)備是先做采購入庫單），然后根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)發(fā)起付款申請(qǐng)生成【付款申請(qǐng)單】，填寫【付款申請(qǐng)單】時(shí)要選擇沖抵員工借款，把之前的借款沖抵掉，這樣在員工借款單統(tǒng)計(jì)表中，報(bào)銷欄就會(huì)有相應(yīng)的累計(jì)。
以上面的借款為例，我們來做一張付款申請(qǐng)單，首先是做業(yè)務(wù)單據(jù)，采購相應(yīng)設(shè)備（這里設(shè)備不是公司的固定資產(chǎn)，而是需要給客戶安裝的設(shè)備，所以是歸到材料類中）應(yīng)該做采購入庫單（材料采購單）。
入庫單創(chuàng)建完并審核后，發(fā)起付款申請(qǐng)單，在下圖付款申請(qǐng)單中，選擇好沖抵員工借款、報(bào)銷類別、報(bào)銷員工，這時(shí)會(huì)根據(jù)單據(jù)付款金額與抵扣金額，自動(dòng)計(jì)算出實(shí)付金額，而實(shí)付金額是我們要付款的金額，這時(shí)可以在后面的收款人或墊付人明細(xì)中選擇向誰付款，如果是員工墊付的就填寫員工，如果是付款給往來單位就可以空著不填。
下圖為，員工趙大墊付，需要付款給趙大。
付款申請(qǐng)單填寫完畢后，需要多級(jí)審核通過，審核通過后由財(cái)務(wù)執(zhí)行生產(chǎn)付款單，當(dāng)付款單生成完畢后，我們可以查看員工借款單統(tǒng)計(jì)，其中趙大的借款中，報(bào)銷一欄出現(xiàn)8500,，說明已經(jīng)報(bào)銷完畢。如下圖：
我們?cè)賮砜匆幌拢Y金計(jì)劃使用統(tǒng)計(jì)，同樣
是在資金計(jì)劃列表中，找到相應(yīng)的資金計(jì)劃單，然后點(diǎn)【統(tǒng)計(jì)】按鈕，就會(huì)彈出對(duì)應(yīng)的統(tǒng)計(jì)表。如下圖：
其中黑色明細(xì)代表的是，資金計(jì)劃表中的內(nèi)容，而紅色代表的是預(yù)算外的。
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